בניגוד לדעה הרווחת, מענקי המו”פ של המדען אינם כרוכים ביותר מדי בירוקרטיה לאחר קבלתם. להלן הפעיליות הנדרשות: דו”ח טכני סופי: כתיבת דו”ח קצר
שעון נוכחות: בחברות המעסיקות למעלה מ-10 עובדי מו”פ יש להתקין שעון נוכחות ולוודא שהעובדים הרלוונטיים לתוכנית מדווחים על כניסה ויציאה וזמנם בפרוייקט. חברות המעסיקות פחות עובדי מו”פ אינן מחוייבות בדיווח ממוחשב, ויכולות לבצע רישום שעות ידני.
חשבוניות: יש לחתום על חשבוניות רלוונטיות לתוכנית ולשייכן לסעיף המתאים (כשעת עבודה בחודש של מנהל הפיתוח).
דו”חות כספיים רבעוניים: לביצוע ע”י מנהל החשבונות של החברה לאחר הדרכה (כשלוש שעות עבודה של מנהל החשבונות על כל דו”ח).
דו”ח שינויים: דו”ח זה, אותו ניתן להגיש במועד אחד בלבד בתוך תקופת המו”פ ולא יאוחר מ-90 יום לפני סופה, נדרש במידה שיש שינויים בביצוע בפועל לעומת המתוכנן, ומאפשר לתכנן מחדש את התקציב בפועל ולבקש שינויים בתקציב או בתוכנית המו”פ. אנו מספקים שירות זה, במידה והוא נחוץ. אנו משקיעים כ-20-25 שעות בכך ומנהל הפיתוח נדרש להשקיע כ-5 שעות.
דו”ח כספי סופי: מצרף של כל הדו”חות הרבעוניים, עם תיקונים ותוספות קטנות. לביצוע ע”י מנהל החשבונות. דו”ח זה צריך להיות מבוקר ע”י רואה החשבון של החברה.
אישור רו”ח מטעם החברה לדו”ח החשבונאי: לביצוע ע”י רואה החשבון של החברה.
בדיקה חשבונאית מול רו”ח מטעם המדען: ביקור של רו”ח מטעם המדען אצל מנהל החשבונות של החברה (מספר שעות עבודה של מנהל החשבונותר על הישגי הפיתוח, חריגות, עמידה ביעדים, וכו’. כשלוש-חמש שעות עבודה של מנהל הפיתוח.